Dossier de sponsoring d'un événement : modèle et exemple

Mis à jour le 21 octobre 2026 · Par l'équipe événementiel Plug'Heur

Qu'est-ce qu'un dossier de sponsoring ?

Un dossier de sponsoring est le document qu'un organisateur envoie aux marques pour leur proposer de financer son événement. Il présente l'événement, le public, les chiffres d'audience et les offres de partenariat avec leurs contreparties et leurs prix. Un bon dossier tient en une dizaine de pages au plus et répond à une seule question du sponsor : qu'est-ce que j'obtiens, et comment le mesurer ? Il comprend en général 8 rubriques, détaillées ci-dessous avec un modèle à reprendre.

Le dossier est l'une des étapes de la recherche de sponsors. Pour la démarche complète, lisez comment trouver des sponsors pour un événement.

Les 8 rubriques d'un dossier de sponsoring

1. La couverture et l'accroche

Le nom de l'événement, la date, le lieu, et une phrase qui dit ce que le sponsor y gagne. Exemple : « Rencontrez [nombre] décideurs du [secteur] en deux jours à [ville]. »

2. L'événement en bref

Le concept, le format (salon, conférence, festival), le programme et l'historique en quelques lignes. Si l'événement existe déjà, indiquez le numéro de l'édition.

3. Le public

C'est la page la plus lue. Donnez le nombre de participants, leur profil (fonction, secteur, âge, provenance), le temps passé sur place et l'audience en ligne : abonnés, newsletter, médias partenaires. N'indiquez que des chiffres que vous pouvez prouver.

4. Pourquoi sponsoriser l'événement

Traduisez votre public en bénéfices pour la marque : notoriété auprès d'une cible précise, image, contacts qualifiés, contenu. Pour choisir les bons formats, notre guide du sponsoring événementiel présente les 6 types de partenariat et des exemples réels.

5. Les offres et les emplacements

Présentez vos niveaux de partenariat dans un tableau : contreparties, emplacements, prix. Ajoutez un plan du site avec les zones à sponsoriser. Notre article sur l'offre de sponsoring explique comment construire ces packs.

6. Les références et les éditions précédentes

Logos des anciens sponsors, photos de l'édition précédente, citation d'un partenaire satisfait, retombées presse. Pour une première édition, mettez en avant les intervenants et les partenaires déjà engagés.

7. Le calendrier et les livrables

La date limite d'engagement, la date de remise des logos et visuels, et ce que le sponsor recevra après l'événement. Annoncer un bilan sponsor chiffré rassure et aide à signer.

8. Le contact et la prochaine étape

Un nom, un e-mail, un téléphone, et une action simple : réserver un appel de 20 minutes ou répondre avant une date.

Modèle de dossier de sponsoring à reprendre

Voici un découpage page par page, à adapter à votre événement :

1. Page 1, couverture : [Nom de l'événement], [date], [ville], et l'accroche « Rencontrez [public] ».
2. Page 2, l'événement : [concept en 3 lignes], [format], [édition n°X], [3 temps forts du programme].
3. Page 3, le public : [nombre de participants], [répartition par fonction ou secteur], [durée de présence], [audience en ligne].
4. Page 4, ce que gagne le sponsor : 3 bénéfices, chacun relié à un chiffre de la page 3.
5. Pages 5 et 6, les offres : tableau des niveaux (contreparties, prix), plan du site avec les emplacements.
6. Page 7, ils nous font confiance : logos, photos, une citation de partenaire.
7. Page 8, calendrier et contact : date limite d'engagement, livrables, coordonnées, lien pour réserver un appel.

Envoyez-le en PDF, et gardez une version web à jour si vos offres changent souvent.

Une offre concrète à glisser dans votre dossier

Un sponsor se projette mieux dans un emplacement qu'il peut voir. L'espace de recharge de téléphones en est un : il répond à un besoin de tous les participants et produit des chiffres pour le bilan.

Avec Plug'Heur, la borne est aux couleurs du sponsor et les batteries portent son logo. Le visiteur emprunte une batterie, repart dans les allées, puis revient la rendre sur n'importe quelle borne du site. Nous préparons l'offre et une maquette de borne aux couleurs de votre futur sponsor en 2 heures, gratuitement et sans engagement : de quoi illustrer la page des offres de votre dossier.

Les erreurs qui font fuir les sponsors

• Un dossier de 30 pages qui parle de l'organisateur plus que du sponsor.
• Des chiffres d'audience flous ou impossibles à vérifier.
• Des offres sans prix, qui obligent à demander un devis.
• Aucune date limite, donc aucune raison de décider vite.
• Le même dossier envoyé à toutes les marques, sans page adaptée à leur secteur.

Dossier de sponsoring : vos questions

Que mettre dans un dossier de sponsoring ?

Huit rubriques : la couverture et l'accroche, l'événement en bref, le public chiffré, les bénéfices pour le sponsor, les offres et emplacements avec leurs prix, les références, le calendrier et les livrables, puis le contact.

Combien de pages doit faire un dossier de sponsoring ?

Une dizaine de pages au plus. Un sponsor lit d'abord la page du public et celle des offres : elles doivent être trouvées en quelques secondes.

Faut-il indiquer les prix dans le dossier ?

Oui. Des offres chiffrées permettent au sponsor de se positionner sans attendre un devis et accélèrent la décision. Gardez une marge de négociation sur les contreparties plutôt que sur le prix.

Comment faire un dossier de sponsoring pour un premier événement ?

Sans historique, appuyez-vous sur ce qui est déjà confirmé : intervenants, lieu, partenaires engagés, inscriptions en cours, audience de vos réseaux. Proposez un tarif de lancement en échange d'un engagement rapide.