Bilan sponsor : que remettre à vos partenaires après l'événement

Mis à jour le 21 octobre 2026 · Par l'équipe événementiel Plug'Heur

Qu'est-ce qu'un bilan sponsor ?

Le bilan sponsor est le rapport que l'organisateur remet à chaque partenaire après l'événement. Il montre que les contreparties promises ont été livrées et ce qu'elles ont produit : participants exposés, contacts collectés, usage des espaces et services sponsorisés, photos, retombées sur les réseaux et dans la presse. C'est le document qui permet au sponsor de justifier sa dépense en interne, et donc celui qui décide du renouvellement. Un bon bilan se prépare avant l'événement et se remet dans les deux semaines qui suivent.

Le bilan est la dernière étape d'un partenariat. Pour les premières, voir comment trouver des sponsors pour un événement.

Préparer le bilan avant l'événement

Un chiffre qui n'a pas été prévu ne sera pas mesuré. Avant l'événement :

• reprenez la liste des contreparties du contrat de sponsoring et associez un indicateur à chacune ;
• décidez qui mesure quoi, et avec quel outil (comptage, badges, application, formulaires) ;
• briefez le photographe : une liste de photos par sponsor, emplacement par emplacement ;
• préparez un court questionnaire de satisfaction pour les participants, avec une question sur les sponsors.

Les chiffres à rassembler selon la contrepartie

Pour le retour sur investissement de l'événement lui-même, côté organisateur, lisez notre article sur les KPI d'un événement B2B.

Le plan type d'un bilan sponsor

1. Synthèse : trois chiffres clés et une phrase de remerciement personnalisée.
2. L'événement en chiffres : participants, profil, durée de présence.
3. Les contreparties livrées : chaque contrepartie du contrat, avec sa preuve (photo, capture, chiffre).
4. Les résultats : contacts, usage, participation, portée en ligne.
5. La parole des participants : résultats du questionnaire et verbatims.
6. Les photos : une sélection libre de droits pour la communication du sponsor.
7. Les enseignements : ce qui a bien marché, ce qui peut être amélioré.
8. La proposition pour l'édition suivante : une offre adaptée, avec une date limite.

Transformer le bilan en renouvellement

Remettez le bilan lors d'un appel plutôt que par simple e-mail : c'est le moment où le sponsor est le plus réceptif. Proposez une offre pour l'édition suivante qui corrige ce qui a moins bien fonctionné, et un avantage en cas d'engagement rapide. Un sponsor qui renouvelle coûte bien moins d'effort qu'un nouveau sponsor à trouver.

Un service qui produit ses propres chiffres

Les contreparties les plus faciles à bilanter sont celles qui se mesurent toutes seules. Un espace de recharge sponsorisé en fait partie.

Avec Plug'Heur, la borne est aux couleurs du sponsor et les batteries portent son logo. Pour débloquer une batterie, le visiteur passe en 20 secondes par une web app à la marque du sponsor, qui recueille son prénom, son nom, son e-mail et son téléphone avec son consentement RGPD. Chaque emprunt est enregistré : le sponsor dispose de chiffres d'usage et de contacts pour son bilan, et le visiteur repasse sur le stand pour rendre la batterie.

Bilan sponsor : vos questions

Quand remettre le bilan à un sponsor ?

Dans les deux semaines qui suivent l'événement, tant que le souvenir est frais et avant que le sponsor ne prépare son propre bilan interne. Un premier message de remerciement avec quelques photos peut partir dès le lendemain.

Que mettre dans un bilan sponsor ?

Une synthèse en trois chiffres, les contreparties livrées avec leurs preuves, les résultats (contacts, usage, portée en ligne), la parole des participants, des photos utilisables et une proposition pour l'édition suivante.

Comment prouver la visibilité d'un sponsor ?

Avec des photos de chaque emplacement, la fréquentation des zones où il était présent, le nombre de supports diffusés et les publications qui le mentionnent. Prévoyez ces mesures avant l'événement.

Un bilan sponsor aide-t-il à renouveler un partenariat ?

Oui. C'est souvent le document que le sponsor présente en interne pour justifier sa dépense. Accompagné d'une offre pour l'édition suivante, il prépare directement le renouvellement.